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Politique de confidentialité
et de protection des renseignements personnels
Adoptée par le conseil d’administration le 25 avril 2024
La présente politique traite de la gestion et de la protection des informations jugées confidentielles à l’intérieur de Centre-Femmes aux Plurielles. Elle traite notamment des renseignements concernant ses membres en règle, les membres du conseil d’administration, les membres du personnel et les bénévoles.
Elle s’applique aux relations entre toutes personnes qu’elles soient administratrices, donatrices, membres du personnel, bénévoles, membres, partenaires ainsi qu’à toutes les autres personnes travaillantes ou étant présentes dans les différents locaux de Centre-Femmes aux Plurielles, qu’elles soient homme ou femme. Elle poursuit les objectifs suivants :
- Assurer le respect de la vie privée des personnes et la sécurité des informations personnelles détenues par Centre-Femmes aux Plurielles autant physiquement qu’électroniquement;
- Se doter de balises concernant les échanges d’informations tant à l’intérieur qu’à l’extérieur des locaux de l’organisme.
Contexte
Dans un contexte où de nouvelles dispositions entrent en vigueur afin de baliser la protection des renseignements personnels et la vie privée (Loi 25), Centre-Femmes aux Plurielles souhaite réviser sa politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels dans l’objectif de se maintenir à jour et de protéger la vie privée et l’intégrité de toute personne en lien avec son organisation.
Définitions
Renseignements personnels : tout renseignement qui concerne une personne physique et permet directement ou indirectement, de l’identifier.
Confidentialité : Le fait de limiter ou d’interdire à d’autres personnes l’accès à des informations privées obtenues dans l’exercice de ses fonctions.
Engagements du Centre-Femmes aux Plurielles
Le Centre-Femmes aux Plurielles s’engage à respecter les principes de :
Consentement – Le Centre-Femmes aux Plurielles s’engage à recueillir vos informations personnelles seulement si vous lui en donnez la permission via une fiche de consentement.
Responsabilité – Le Centre-Femmes aux Plurielles assume la responsabilité de la trajectoire des informations que vous lui remettez et s’engage à les traiter par des méthodes qui en protégeront la confidentialité.
Transparence – Le Centre-Femmes aux Plurielles s’engage à agir en toute transparence dans la gestion de vos renseignements personnels en vous informant de sa politique, en vous faisant signer une fiche de consentement et en s’engageant à vous aviser dans le cas où un incident de confidentialité venait à survenir.
Concrètement
Le Centre-Femmes aux Plurielles s’engage à :
Assurer la sécurité et la confidentialité des renseignements obtenus;
- Mettre en place des mécanismes afin de protéger les informations confidentielles;
- Assurer le traitement confidentiel des plaintes;
- Recueillir seulement les données nécessaires ou utiles;
- Appliquer la politique de confidentialité dans le respect de ses valeurs.
Normes de discrétion
Toute personne qui, au sein du Centre-Femmes aux Plurielles, a des échanges qui ne sont pas liés à l’exercice de leurs fonctions doit agir avec discrétion. De ce fait, elle doit :
- Respecter la vie privée des personnes;
- Ne pas divulguer l’information confidentielle obtenue au sein de l’organisme;
- Savoir garder les informations sensibles des personnes qui se confient;
- Agir selon les valeurs de l’organisme.
Normes de confidentialité
Toute personne à l’intérieur du Centre-Femmes aux Plurielles, qui obtient des informations confidentielles dans l’exercice de ses fonctions est tenue de respecter la confidentialité de ces informations.
Exception est faite dans certains cas, où il est essentiel que les intervenantes puissent échanger certaines informations pour une meilleure intervention. Dans ce cas, les personnes concernées doivent aussi garder la confidentialité des informations échangées.
Normes d’échange d’information, tenue de dossier et mesures de sécurité
Échanges d’informations à l’extérieur du Centre-Femmes aux Plurielles
Le conseil d’administration, les bénévoles et les employées ne doivent pas discuter de dossiers, de personnes ou de décisions propres au Centre-Femmes aux Plurielles, avec des personnes extérieures ou non concernées.
Si cela est impossible, s’assurer de ne pas identifier la personne concernée et d’échanger dans un lieu propice à la confidentialité.
Si tel est le cas, s’assurer que les conversations téléphoniques traitant d’informations confidentielles ne soient pas entendues par d’autres personnes.
Échanges d’informations au sein du Centre-Femmes aux Plurielles
Le Centre-Femmes aux Plurielles s’engage à :
- Limiter les échanges d’informations aux intervenantes lors de réunion d’équipe et à les faire dans un endroit sécurisé (ex. : bureau à porte fermée);
- Éviter de discuter des dossiers, des personnes ou des décisions en dehors de ces moments. Si cela est impossible, s’assurer de ne pas identifier la personne concernée et échanger dans un lieu propice à la confidentialité;
- S’assurer que les conversations téléphoniques traitant d’informations confidentielles ne soient pas entendues par d’autres personnes.
Règles à respecter concernant la tenue de dossier
Le Centre-Femmes aux Plurielles s’engage à :
N’inscrire au dossier que des informations vraies, pertinentes et nécessaires;
Éviter de noter des commentaires personnels, des réflexions ou perceptions et s’en tenir aux faits rapportés par la personne concernée ou observée par l’intervenante elle-même.
Mesures de sécurité pour limiter l’accès à l’information
Bureaux
- Fermer les portes des bureaux à l’heure du dîner, en fin de journée ou en cas d’absence.
- Nul n’est autorisé à entrer dans le bureau d’un autre en son absence et sans son autorisation.
- Conserver les dossiers fermés en un lieu sûr dans le respect des normes du Centre-Femmes aux Plurielles.
Classeurs
- Sécuriser les classeurs contenant les dossiers des membres et des employées ainsi que ceux contenant des renseignements personnels, en dehors des heures de bureau ou en l’absence de leurs responsables.
Ordinateurs et autres
- Verrouiller les écrans d’ordinateur à l’heure du dîner ou en cas d’absence;
- Changer le mot de passe (serveur, ordinateur, boîte vocale ou autre) au besoin;
- Veiller à sécuriser le système informatique;
- Veiller à sécuriser le site web;
- Veiller au plan de contingence : signaler les incidents de confidentialité à la commission d’accès à l’information du Québec.
Procédures de conservation et de destruction des dossiers confidentiels
Le Centre-Femmes aux Plurielles tient à respecter le droit à la désindexation des personnes qui sont liées de près ou de loin à son instance. De ce fait, toute personne qui en fait la demande peut s’acquérir du droit à l’oubli et voir toutes ses informations personnelles effacées du système informatique et physique du Centre-Femmes aux Plurielles.
De plus, Le Centre-Femmes aux Plurielles s’engage à :
- Identifier une date de péremption (durée de conservation) d’informations personnelles qui s’avéreraient inutiles dans le temps;
- S’assurer que les dossiers fermés sont déchiquetés par un membre de l’équipe de travail ou du conseil d’administration à la fin de la période de conservation;
- Détruire tout autre document confidentiel de la même manière.
Droits des personnes
Portabilité – Toute personne dont des renseignements personnels sont détenus par le Centre-Femmes aux Plurielles est en droit de demander de les consulter dans un délai raisonnable et ce, dans un format usuel.
Désindexation – Toute personne qui en fait la demande peut s’acquérir du droit à l’oubli et voir toutes ses informations personnelles effacées du système informatique et physique du Centre-Femmes aux Plurielles.
Modalités d’application
La responsable de la protection des renseignements personnels du Centre-Femmes aux Plurielles est responsable de la mise en oeuvre et de l’application de la politique de confidentialité.
Les administratrices, les employées et les bénévoles doivent remplir, dès l’entrée en vigueur de cette politique, un formulaire d’engagement à respecter celle-ci.
En cas de non-respect de la politique de confidentialité, c’est le conseil d’administration qui doit intervenir.
Si une administratrice, une employée ou une bénévole a divulgué une information confidentielle, l’autorité compétente lui impose une sanction conforme aux politiques et règlements du Centre-Femmes aux Plurielles. La sanction peut aller de la réprimande à l’exclusion.
Processus de plainte
Le Centre-Femmes aux Plurielles s’engage à nommer une personne responsable pour toute question relative à la confidentialité et à la protection des renseignements personnels. Le nom de cette personne sera affiché sur le site web de l’organisme. Toute plainte pourra être acheminée à cette personne et sera traitée selon la procédure prévue à cet effet.
Réception
Pour porter plainte concernant l’application de ladite politique, les personnes doivent communiquer avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels. Les plaintes doivent être envoyées par écrit (courriel ou poste) à :
Madame Marie-José Pednaud
Responsable de la protection des renseignements personnels
Courriel : comptabilite@cfplus.org
Tél. : (418) 665-7459 poste 206
Les informations suivantes sont requises dans la plainte :
Nom
Coordonnées (Numéro de téléphone)
Objet
Motif de la plainte
Traitement
Les plaintes sont traitées de façon confidentielle dans un délai de 30 jours.
Il est également possible de déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec ou à tout autre organisme de surveillance en matière de protection des renseignements personnels responsable de l’application de la loi concernée par l’objet de la plainte.
Entrée en vigueur
La présente politique entre en vigueur le 25 avril 2024 à la suite de son adoption par le conseil d’administration. Elle pourra être modifiée au moment opportun après analyse. La modification doit respecter les valeurs et les règlements du Centre-Femmes aux Plurielles.